Как финансово обосновать автоматизацию и внедрение ИТ?

В современных условиях существования компаний для каждой работы, нацеленной на повышение эффективности компании или на снижение внутренних издержек, повышение управляемости и увеличение производительности, необходимо иметь бюджет. Поэтому практически любая автоматизация и внедрение ИТ нацеленные на повышение эффективности нуждаются в однозначном обосновании. Однако встречаются и такие случаи, когда обосновывать ничего не нужно и необходимо просто освоить уже зарезервированный под автоматизацию бюджет. Но в условиях жесткой конкуренции компаний за своих клиентов таких случаев все меньше и меньше. Что делать, если автоматизация и внедрение ИТ необходимы, но бюджета нет? Как с финансовой точки зрения обосновать автоматизацию и внедрение ИТ, нацеленных на повышение эффективности работы компании?

Прежде чем вести обоснование необходимо классифицирвать автоматизацию и внедрение ИТ на типы. Для каждого типа финансовое обоснование будет разным. Автоматизация и внедрение ИТ нацелены: либо на автоматизацию ручных действий (роботизация, например), либо на автоматизацию работы с информацией (структурирование, удобный доступ, обработка и т.д.).

Для обоснования автоматизации и внедрения ИТ, нацеленных на автоматизацию ручных действий все понятно. В основном подобные автоматизация и внедрение ИТ применяются на производстве путем внедрения технологии, поддержку которой осуществляет сложное оборудование. Либо такая автоматизация и внедрение ИТ применяется для автоматизации периодических вычислений, производимых с каким-либо большим объемом данных. При этом действия, которые выполняет оборудование или информационные системы, подчас настолько сложные, что ни у кого даже не возникает вопросов о том, что их может выполнять человек. Поэтому и финансовое обоснование для подобной автоматизации и внедрения ИТ получается довольно легко. Хочется поддержать технологию конкурентов и делать такую же продукцию (а потом продавать) – нужно покупать такое же как у них оборудование. Хочется работать с большим объемом информации также эффективно, как конкуренты – надо внедрять такие же как у них специализированные информационные системы. Все просто и понятно.

Как же финансово обосновать автоматизацию и внедрение ИТ, нацеленных на автоматизацию работы с информацией: структурирование, удобный доступ, обработка, отчеты и т.д.? Этот тип автоматизации и внедрения ИТ, как правило, выполняется с помощью программного обеспечения (ПО) или программно-аппаратных платформ (ПАП), весомой частью которых является именно программное обеспечение. Принято считать, что программное обеспечение (ПО) – инструмент достаточно гибкий (ПО – software по аглийски, soft – гибкий). Поэтому и выбор в данном случае очень широкий: есть дешевое ПО для среднего и малого бизнеса, есть дорогое – для большого, кроме этого всегда есть возможность создания ПО самостоятельно. Также при выборе ПО, необходимого для автоматизации и внедрения ИТ, нацеленных на работу с информацией, есть большой соблазн вообще не использовать какое-либо ПО, а работать с информацией без него – по старинке вручную. Понятно, что сложность выбора делает и само обоснование так же более сложным. В данном случае уже нельзя сослаться в прямую на конкурентов и провести обоснование в стиле: хотим как они – надо внедрять такое же, как у них ПО. В ответ на такое обоснование вполне может быть получено: наши объемы меньше, значит нам можно обойтись и без подобного ПО, плюсы от которого проявляются только при таких больших объемах, как у наших конкурентов.

Чтобы найти ответ на вопрос: как все-таки финансово обосновать автоматизацию и внедрение ИТ, нацеленных на обработку информации – обратимся к математике. Математика так же, как оборудование, и ПО, сложна, развивается значительно дольше и, как правило, лежит в основе последних. В математике есть два вида алгоритмов: доказуемые и вероятностные. Доказуемые алгоритмы обязательно дают результат при выполнении определенного количества шагов, вероятностные тоже дают результат, но с определенной вероятностью (зависящей от количества шагов). Если математическую задачу нельзя решить доказуемым алгоритмом, то ищется вероятностный алгоритм. И для многих задач, к счастью, такой алгоритм почти всегда находится.

В обосновании автоматизации и внедрения ИТ, нацеленных на автоматизацию ручных действий, применяют доказуемый алгоритм обоснования. Который звучит примерно так. Действия выполняемые оборудованием или информационными системами нельзя выполнить без их помощи, с такой же скоростью и качеством. Следовательно, необходимым условием для выполнения этих действий является приобретение подобного оборудования или внедрение подобных информационных систем. Спорить сложно.

В обосновании автоматизации и внедрении ИТ, нацеленных на обработку информации доказуемые алгоритмы, как правило, бессильны. Потому что доказать с ходу то, что обрабатывать информацию нельзя с помощью одного ПО, а с помощью другого можно – невозможно (так как soft по определению – гибкий). Так же невозможно доказать с ходу и то, что для обработки информации вообще необходимо какое-либо ПО (может только с определенных объемов). Если подобные доказательства и строятся, то делается это обычно под уже выделенный бюджет, поэтому и опровергать их не требуется. Однако если бюджета нет, то такие доказательства всегда без особого труда опровергаются и выглядят очень неубедительными.

Но, несмотря на неубедительность доказуемых обоснований необходимости автоматизации и внедрения ИТ для обработки информации, интуитивно подобная необходимость понятна практически каждому, кто живет в современном технологичном мире и активно использует в своей повседневной жизни различное ПО и high-tech оборудование. Поэтому, проводя аналогию с математикой, для того, чтобы финансово обосновать данную необходимость, следует прибегнуть к вероятностным алгоритмам. То есть, в данном случае необходимо доказывать возможность и полезность автоматизации и внедрения ИТ постепенно с помощью пошагового алгоритма. Причем алгоритм должен быть таким, чтобы вероятность необходимости автоматизации и внедрения ИТ повышалась после выполнения каждого шага.

Для того, чтобы получить вероятностное обоснование следует постепенно структурировать существующие процессы по работе с информацией, осмысливая их и, делая для них верхнеуровневое описание. В процессе структурирования следует выявлять схожие участки (подпроцессы), отличающиеся только присутствием или отсутствием автоматизации и внедренных ИТ. Когда такие участки найдены в качестве обоснования можно применять сравнение по показателям: на участке с присутствием – лучше, на участке с отсутствием – хуже. В итоге – желаемое обоснование для участка будет получено. При последовательном выполнении таких шагов и охвате все новых участков (подпроцессов) вероятность полезности автоматизации и внедрения ИТ будет только расти. Что, в свою очередь, будет способствовать дальнейшему обоснованию для более крупных участков процесса по работе с информацией. В конечном итоге желаемое обоснование будет получено и для всего процесса по работе с информацией.

Тэги: , ,

Назад в рубрику Анализ перед автоматизацией и внедрением ИТ