Автоматизация и информатизация финансовых и стратегических служб

Если сравнивать организм компании, состоящий из ее служебных блоков (маркетинг и продажи, производство, стратегия и финансы и общие службы) с организмом человека, то можно получить следующую упрощенную картину. Службы продажи и маркетинга — это внешний вид, глаза, уши, нос и часть мозга, отвечающая за интуитивное мышление. Производственные службы — это руки, ноги, тело и спинной мозг. Общие службы – это внутренние органы, сердце и кровеносная система. А службы стратегии и финансов — это часть мозга, отвечающая за логическое мышление. Какие же технологии автоматизации и информатизации, применяющиеся для повышения конкурентных преимуществ компаний, являются эффективными именно для стратегических и финансовых служб?

Отвечая на этот вопрос не будем забывать, что блок стратегических и финансовых служб сильно отличается от всех остальных служб компании, потому что именно в нем решается: на что и как будут тратиться зарабатываемые и привлекаемые деньги и на что и как эти деньги уже тратятся и были потрачены.

В состав стратегических и финансовых служб, как правило, входят: служба, отвечающая за стратегию, финансовая служба и служба бухгалтерии. Задачи, которые в комплексе решаются всеми этими службами – это определение стратегии развития компании, управление корпоративными финансами и их распределение по нуждам других служб компании, бухгалтерский и управленческий учет, подготовка финансовой и другой отчетности для внешних контролирующих органов (государственные фонды, инспекции, внешние и внутренние аудиторы).

Чем автоматизация и внедрение ИТ может помочь при определении стратегии развития компании?

Для того, чтобы определять стратегическое развитие компании, необходимо иметь понимание реальной ситуации в каждой отдельной службе компании. И чем ближе это понимание к настоящей действительности, тем ближе к реальности (а следовательно к возможности реализации) будет и сама формируемая стратегия развития. Поэтому автоматизация и внедрение ИТ в данном случае носит интеграционно-презентационный характер и нацелено на то, чтобы аккумулировать данные, полученные от различных источников внутри служб компании и представлять их в виде, удобном для анализа. Причем в качестве источников для предоставления данных могут служить: информационные системы, оборудование или ручной ввод.

Без автоматизации и внедрения ИТ для решения задач формирования стратегии развития компании понадобится достаточно большой интервал времени на один лишь сбор необходимой информации (тем более, если компания большая). При этом, в момент времени, когда стратегическая служба подойдет к стадии анализа и непосредственному формированию стратегии, делать она это будет на основе «вчерашних» данных. В результате полученная в ходе подобного анализа стратегия всегда будет «стратегией развития для вчерашней компании». И следовательно результаты от реализации такой стратегии будут довольно сомнительными.

Чем автоматизация и внедрение ИТ может помочь при управлении корпоративными финансами и их распределении по нуждам других служб компании?

Есть две общеизвестные системы формирования бюджета: сверху-вниз и снизу-вверх. Формирования бюджета компании сверху-вниз — когда каждой службе сверху спускается сумма денег, которую она должна освоить в результате своей деятельности и справиться при этом со своими задачами (которые также спускаются сверху). Формирование бюджета компании снизу-вверх – когда каждая служба в зависимости от своих задач определяет сумму денег, необходимую ей для их выполнения. Обе эти системы имеют свои плюсы и минусы. Самый большой недостаток системы формирования бюджета сверху-вниз в том, что она не учитывает практических возможностей и нужд отдельной службы компании – учитываются только теоретические. В итоге сформированный бюджет получается или недостаточным для решения задач конкретной службы на практике, или сильно завышенным (в условиях, когда у компании — ну очень много денег и они не имеют счета). Самый большой недостаток системы формирования бюджета снизу-вверх в том, что она не учитывает приоритетов в решении поставленных задач, стремясь решать их все с одинаковым приоритетом. В итоге сформированный бюджет получается сильно завышенным.На практике, как правило, пользуются комплексной системой формирования бюджета. Когда сначала бюджет формируется снизу-вверх, потом обрезается сверху, затем опять переформируется снизу-вверх и т.д.

Что бывает в компании без автоматизации и внедрения ИТ, нацеленных на решение этих задач? Во-первых, итерации формирования бюджета идут достаточно медленно. Потому что каждая служба вручную передает данные о себе в финансовую службу: через электронную почту, файлы, таблицы, ручные журналы. Затем финансовая служба совместно со стратегической их обрабатывает, агрегирует и урезает. Во-вторых, ручное формирование бюджета и его согласование стоит компании больших денег. Потому что формирование и согласование проходит, как правило при участии руководящего состава компании (те, кто имеют самые большие заработные платы) и на совещаниях (стоимость одного совещания равна сумме заработных плат присутствующих на нем сотрудников). В-третьих, при ручном формировании бюджета компании другая деятельность компании практически парализована. Потому что весь руководящий состав вынужден проводить бесконечное количество времени на общих совещаниях по формированию бюджета. В результате всех этих причин количество итераций для формирования нормального бюджета почти всегда является недостаточным для того, чтобы сделать его оптимальным. То есть сформировать такой бюджет, который позволяет оптимально решать текущие задачи за имеющиеся деньги.

При автоматизации и внедрение ИТ для решения задач по управлению корпоративными финансами и их распределению между другими службами компании, в руках у компании появляется мощный инструмент, который позволяет: во-первых, унифицировано формировать бюджет для каждой службы компании; во-вторых, позволяет анализировать и корректировать бюджет без отрыва руководителей служб от их основных задач и с непосредственного рабочего места; в-третьих, позволяет сразу видеть общую картину распределения денежных средств по службам компании с возможностью дальнейшей детализации; в-четвертых, позволяет сразу видеть как при имеющемся бюджетировании закрываются задачи каждой службы; и наконец – в-пятых, позволяет сформировать оптимальный бюджет за приемлемое время. В итоге компании, идущие на автоматизацию и внедрение ИТ для решения этих задач, имеют не только теоретическую, но и практическую возможность оптимально распределять и тратить собственные средства в соответствии с приоритетами своих задач.

Чем автоматизация и внедрение ИТ могут помочь при ведении бухгалтерского и управленческого учета, подготовке финансовой и другой отчетности для внешних контролирующих органов?

Ведение бухгалтерского и управленческого учета, подготовка финансовой и другой отчетности для внешних контролирующих органов – это как раз та область в работе компании, где без автоматизации и внедрения ИТ часто бывает просто невозможно. Естественно, для компаний с достаточно большим количеством финансово-экономических операций. Так как при ручном осуществлении этих операций это требует: значительно большого количества бухгалтеров, значительно больше времени на ведение учета и его проверку и значительно больше времени на составление различных отчетов. И все это, учитывая тот факт, что специфика данной работы — периодическая. Автоматизация и внедрение ИТ в данной области дает компании сокращение внутренних издержек, повышение управляемости и увеличение производительности при выполнение этой работы. Потому что требуется значительно меньше бухгалтеров, а качество и скорость выполнения работы повышаются.

Естественно, выбор в пользу автоматизации и внедрения ИТ в своих стратегических и финансовых службах каждая компания производит по-своему. Однако компании, которые такой выбор делают, получают в свое распоряжение: мощный инструментарий, позволяющий формировать осуществимую стратегию развития и оптимальный бюджет, и, кроме, подобного инструментария: возможность сократить внутренние издержки, повысить внутреннюю управляемость и увеличить собственную производительность.

Тэги: , , , , , , , , ,

Назад в рубрику Цель автоматизации и ИТ